سیستم حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟
شما به عنوان صاحب یک کسب و کار نمی‌توانید مسائل مالی را به شانس واگذار کنید. قطعا بدون درک روشن از سلامت مالی خود، به زودی ضرر زیادی خواهید کرد. بنابراین برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک آگاهانه، باید از موضع دانش عمل کنید. سیستم حسابداری ابزاری جدایی ناپذیر برای اطلاع از تصمیم گیری‌های عملیاتی و ابهام‌زدایی از وضعیت مالی کسب و کار شما است.
اما سیستم حسابداری چیست و چگونه می‌توانید سیستم مناسبی را انتخاب کنید؟ ما در این مطلب از فانوس به شما در درک بهتر اهمیت و کاربرد سیستم حسابداری کمک می‌کنیم. در ادامه همراه ما باشید.
تعریف سیستم حسابداری
به زبان ساده می‌توان گفت که سیستم حسابداری در مورد هر سیستمی که به شما امکان می‌دهد پول ورودی و خروجی از تجارت خود را ردیابی کنید، صدق می‌کند. اساسا سیستم حسابداری نحوه نگهداری سوابق مالی شما است. از آن برای ثبت معاملات، فاکتورها، صورتحساب فروشندگان و سایر درآمدها و هزینه‌ها استفاده می‌کنند.
سیستم حسابداری شما مخزنی از داده‌های خام است که می‌توانید از آنها برای گزارش‌های مالی مانند صورت سود و زیان و ترازنامه استفاده کنید. این تصمیمات عملیاتی شما را آگاه می‌کند و تعیین می‌کند که کجا بودجه‌ای را برای توسعه کسب و کار خود اختصاص می‌دهید، بازار هدف خود را جذب می‌کنید و ذینفعان خود را راضی می‌کنید.
سیستم حسابداری به یک تجارت اجازه می‌دهد تا انواع معاملات مالی، از جمله خرید (هزینه)، فروش (صورتحساب و درآمد)، بدهی‌ها (بودجه، حساب‌های پرداختنی) و غیره را پیگیری کند و قادر است گزارش‌های آماری جامعی ایجاد کند که مدیریت را ارائه می‌دهد. این سیستم می‌تواند به سادگیِ یک صفحه گسترده اکسل باشد یا می‌تواند یک پلت‌فرم نرم افزار حسابداری هدفمند و تخصصی باشد.
در واقع امروزه سیستم مورد استفاده یک شرکت عموما خودکار و مبتنی بر رایانه است و از نرم افزارهای تخصصی و یا خدمات مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کند. با این حال، از نظر تاریخی پیش‌تر سیستم های حسابداری مجموعه پیچیده‌ای از محاسبات و موجودی‌های دستی بودند.
تاریخچه سیستم های حسابداری
اولین اسناد حسابداری شناخته شده در خاورمیانه یافت شده‌اند و قدمت آنها به بیش از 7000 سال پیش بر می‌گردد. برای فرمانروایان اولیه، مشاغل و افراد مهم بود که بتوانند درآمد و هزینه خود را پیگیری کنند، خواه به دلیل تمایل به تعیین سودآور بودن یک فعالیت خاص، برای مالیات بر شهروندان یا اعمال هزینه‌های گمرکی.
در اواخر دهه 1400 فردی ایتالیایی به نام لوکا پاچیولی، اعتبار خود را به عنوان “پدر حسابداری” برای توصیف ساختار سیستم حسابداری دو ورودی که توسط تجار ونیزی در دوران رنسانس ایتالیا استفاده می‌شد، به دست آورد.
سیستم های حسابداری مدرن
با پیشروی تا سال 1880، اولین ماشین حساب توسط فردی به نام هرمان هولریث اختراع شد. این دستگاه که به عنوان دستگاه جدول‌بندی شناخته می‌شود، از کارت‌های پانچ برای اضافه کردن اعداد به کارت استفاده می‌کند که می‌تواند کل آنها را تعیین کند. هولریت همچنین شرکتی را تاسیس کرد که بعدا ادغام شد و جز شرکت IBM شد.
در قرن بیستم، پیشرفت در فناوری رایانه و به ویژه معرفی رایانه شخصی به این معنا بود که امکان دسترسی سیستم عادی به یک سیستم مشخص وجود داشت. یعنی یک سیستم حسابداری که همه کارها را انجام می‌دهد. از اولین سیستم‌های حسابداری مبتنی بر داس گرفته تا سیستم‌های حسابداری مبتنی بر اینترنت که از محاسبات ابری استفاده می‌کند، همه به عنوان مدل‌هایی برای توزیع سیستم‌های حسابداری عمل می‌کنند.
کاربرد سیستم حسابداری
سیستم‌های حسابداری می‌توانند انواع ورودی‌ها را ردیابی و مدیریت کنند. آنها عموما در دسته‌های زیر قرار می‌گیرند:
-
فاکتورها و درآمد
برای سنجش سلامت مالی و مدیریت جریان نقدینگی خود، به درک روشنی از میزان درآمد واقعی در تجارت خود نیاز دارید. این درآمد ناخالص در درجه اول از فروش و صورتحساب تسویه می‌شود، اگرچه برخی از منابع دیگر مانند پرداخت سود یا سرمایه گذاری تامین می‌شوند. همچنین برخی از سیستم های حسابداری به شما امکان می‌دهند فاکتورها را فورا ایجاد کنید و سپس به طور خودکار زمان پرداخت آنها را پیگیری کنید.
ایجاد یک فاکتور حرفه‌ای بخش مهمی از ایجاد تصویری مثبت از نام تجاری و ایجاد اعتماد با مشتریان است. امروزه برخی از سیستم های حسابداری امکان ایجاد فوری فاکتور با قابلیت سفارشی‌سازی و پیگیری خودکار فاکتورها و درآمد پرداخت شده را فراهم می‌کنند.
-
هزینه‌ها
مقدار پول نقدی که در ازای دریافت کالا یا خدمات از شخص یا شرکت دیگر از شرکت خارج می‌شوند، هزینه‌ها هستند. در نرم افزارهای حسابداری قدیمی با یک سیستم دستی مانند اکسل، لازم است هر هزینه را به صورت دستی وارد کرده، متعادل‌سازی و دسته‌بندی کنید. یک سیستم حسابداری خودکار امکان ورود سریع، طبقه‌بندی و تراز خودکار هزینه‌ها را فراهم می‌کند.
-
بدهی‌ها
کسب و کار شما علاوه بر هزینه‌های متعارف، بدهی‌های دیگری هم دارد و این موارد نیز باید با دقت پیگیری شوند. این‌ها ممکن است شامل هزینه‌های وام مسکن، تامین مالی مشاغل (به عنوان مثال وام) و سایر حساب‌های قابل پرداخت باشد. سیستم‌های حسابداری می‌توانند این بدهی‌ها را به عنوان ارزش‌های پرداختنی ردیابی کرده و هنگام پرداخت بدهی‌ها، به‌طور خودکار موجودی‌ها را به روز کنند.
انواع سیستم‌های حسابداری
در حالی که انواع مختلفی از سیستم‌های حسابداری وجود دارند، همه آنها به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند: سیستم‌های تک ورودی و دو ورودی.
-
سیستم‌های تک ورودی
سیستم‌های حسابداری تک ورودی به دلیل سادگی مورد توجه معامله‌گران و شرکت‌های کوچک هستند. صفحه گسترده اکسل نوعی سیستم تک ورودی است. این داده‌های ابتدایی شامل موارد زیر می‌شوند:
- تاریخ فروش
- توضیحات مورد فروخته شده
- هزینه مورد
- مالیات بر ارزش افزوده در فروش
- روش پرداخت
- موجودی حساب تجاری
-
سیستم‌های دو ورودی
سیستم های دو ورودی پیچیده‌تر هستند و برای استفاده نیاز به نرم افزار اختصاصی دارند. آنها سوابق کامل‌تری را ارائه می‌دهند و بنابراین یک حساب دقیق از امور مالی کسب و کار ارائه می‌دهند. سیستم های دوبار ورود توسط مشاغل بزرگتر برای ردیابی وضعیت مالی خود و تولید گزارش‌هایی مانند گزارش هزینه، خلاصه صورت حساب و پرداخت و صورت سود و زیان استفاده می‌شوند.
نتیجه‌گیری
همانطور که مطالعه کردید، حسابداری برای کسب و کارها و همینطور اشخاص بسیار مهم است و تاثیر زیادی بر تجارت شما دارد. از این رو پیشنهاد می‌کنیم جهت مدیریت امور مالی خود، اپلیکیشن حسابداری فانوس را دانلود کنید. این برنامه به شما کمک می‌کند تا درآمد، پس‌انداز و هزینه‌ها و … را زیر نظر داشته باشید و به بهترین نتیجه دست پیدا کنید.
اگر هنوز اپلیکیشن خودتان را آپدیت نکرده اید از دو لینک زیر نسخه های جدید را از گوگل پلی و بازار دریافت کنید و از دو امکان جذاب و جدیدمون استفاده کنید😊
نویسنده : امیر نیکنام شیراز
